Politique de collecte

Sommaire :

Mémoire fransaskoise, définitions et finalité
Conditions générales de donation
Matériel accepté
Processus de collecte et d’évaluation des matériels
Collecte et publication des métadonnées
Protection des renseignements personnels des personnes vulnérables

1. Mémoire fransaskoise, définitions et finalité

1.1. Définitions

« Collection » désigne, dans ce document, la réunion artificielle de documents de toutes provenances (c.à.d. donateurs), groupés selon une thématique commune, dans le but d’être exposer sur le site Web mémoiresk.ca.

« Don » désigne l’acte par lequel le donateur se dépouille à titre gratuit de la propriété d’une chose en faveur du donataire dont l’acceptation est requise et rend le contrat parfait.

« Fransaskois » (ou une Fransaskoise) désigne une personne qui s’identifie à la francophonie saskatchewanaise, que ce soit pour des raisons liées à sa naissance, par le mariage, intégration ou adhésion à la communauté fransaskoise tel que le définit la Commission sur l’inclusion de la communauté fransaskoise (2008).

« Matériel » comprend l’ensemble de la documentation photographique, textuel, vidéo et audio transférée à travers un formulaire complété par le donateur.

« Période de collecte » désigne la durée durant laquelle les dons sont acceptés à une certaine collection. La date limite de chaque période seront indiquées sur le site Web de memoiresk.ca

« Période d’exposition » désigne la durée durant laquelle le matériel accepté reste publié sur le site Web memoiresk.ca.

« Société historique de la Saskatchewan » désigne l’organisation créatrice du site Web mémoriesk.ca; aussi connue comme « la Société » et « la SHS ».

« Soumission » désigne l’envoi du formulaire complété sur le site Web memoiresk.ca.

1.2. Objectifs de Mémoire fransaskois

Mémoire fransaskoise est une plateforme numérique de la Société historique de la Saskatchewan. Ses objectifs sont de collecter la mémoire de la population francophone ou d’ascendance francophone de la Saskatchewan, et d’offrir des expositions témoignant de la vitalité de la communauté fransaskoise à travers des photographies, des textes et des vidéos.

1.3. Finalité de la politique de collecte

Le présent document énonce la politique de collecte de Mémoire fransaskoise. La politique énumère les conditions obligatoires pour une donation et décrit le processus de collecte, d’évaluation et de préservation du matériel collecté.

2. Conditions générales de donation

Le donateur est obligé d’accepter les conditions suivantes :

Le don est effectué à titre gracieux, c’est-à-dire, gratuitement et sans paiement de la Société historique de la Saskatchewan.
Le don est immédiat, non exclusif, irrévocable, non transférable et sans limites territoriales et de temps.
Les informations et le matériel proposés sont mises à la disposition de la Société historique de la Saskatchewan. Ce matériel sera utilisé uniquement pour le compte de la Société historique de la Saskatchewan pour ses besoins archivistiques, muséologiques, éducatifs et culturels;

En soumettant une ou plusieurs photographies, textes, enregistrements vidéo ou audio, vous autorisez la Société historique de la Saskatchewan à :

Exploiter le matériel;
Numériser et communiquer ce matériel au public, sur tout support et par tout procédé technique jugé approprié;
Modifier le format du matériel et à le recadrer, au besoin;
Rédiger une légende pour accompagner le matériel (le nom de l’auteur(e), la source, la localisation, la date de création et, le cas échéant, les noms des personnes représentées);
Indiquer publiquement le donateur (si le donateur le souhaite), lorsque la Société historique de la Saskatchewan utilisera le matériel fourni, et ce, sans que cette mention donne droit à une rémunération ou à un avantage quelconque, à aucune personne.

S’agissant des photographies et des vidéos, vous garantissez :

Que vous ou un proche êtes l’auteur des œuvres;
Que vous avez obtenu l’autorisation des personnes photographiées;
Que vous disposiez de l’intégralité des droits de propriété matérielle et intellectuelle du matériel.

Par conséquent, la Société historique la Saskatchewan ne saurait en aucun cas voir sa responsabilité engagée du fait de l’utilisation de ce matériel dans un contexte de mise en valeur historique; les donateurs restant les seules responsables du matériel fourni.

Par ailleurs, la Société historique de la Saskatchewan s’engage à respecter le droit d’auteur sur le matériel et, de ce fait, à mentionner son nom sur tout exemplaire diffusé.

Les conditions ci-dessus sont adapté de : https://biblio.brossard.ca/brossardana/versement-dimages/formulaire-de-cueillette-dinformations/

3. Matériel accepté

Avant la publication du matériel sur le site Web, la SHS effectue un contrôle pour vérifier que le matériel respecte la Loi ainsi que les règles suivantes :

Tout matériel étant de mauvaise qualité ne sera pas accepté. (Ex. Les photographies particulièrement floues, les captures d’écran, etc.);
Tout matériel comprenant de la nudité, du langage explicite, des gestes vulgaires ou autres contenus inappropriés de ce genre ne sera pas accepté;
Tout matériel de marketing et le matériel protégé par copyright ne seront pas acceptés;
Tout matériel ayant un filigrane ou du texte superposé (ex. un logo, une signature, etc.) ne sera pas accepté;
Seulement le propriétaire du matériel ou ses proches a le droit de faire une soumission. Il faut également avoir l’assentiment de chaque personne représentée. Tout matériel n’adhérant pas à ces règles ne sera pas accepté;

Seulement les formats numériques suivants sont acceptés :

Image fixe : JPG, PDF, PNG, RAW, TIFF.
Image en mouvement (vidéo) : AVI, MP4, WMV.
Document sonore : AIFF, FLAC, MP3, WAV.

4. Processus de collecte et d’évaluation du matériel

Le processus de collecte de Mémoire fransaskoise peut être résumé comme suit :

Le donateur remplit le formulaire de soumission sur le site Web mémoiresk.ca avec ses renseignements personnels, un ou plusieurs fichiers à soumettre, ainsi que les métadonnées accompagnants ce matériel soumis;
Le donateur soumet le formulaire à travers le site Web;
La Société historique de la Saskatchewan reçoit le formulaire complété;

Le matériel se soumet à un contrôle pour vérifier qu’il est conforme aux règles trouvées ci-dessus (voir section 3. « Matériel accepté et non-accepté »).
Le cas échéant, la Société historique de la Saskatchewan contacte la tutrice ou le tuteur indiqué.e sur le formulaire (section « l’Autorisation parentale ») afin de confirmer leur consentement; la Société réserve aussi le droit de contacter le donateur pour vérifier l’assentiment de toute personne représentée dans le matériel ou pour tout autre raison dans le cadre de l’activité;
Le matériel, ayant été jugé acceptable, est publié sur le site Web lors de l’achèvement d’une période de collecte. N.B. La publication de matériel n’est pas un processus immédiat.
Après sa publication au site Web, le matériel est évalué de nouveau par l’archiviste afin de décider s’il répond aux critères d’acquisitions du Centre des archives fransaskoises; tout matériel qui répond à ces critères entre dans un fonds du Centre des archives fransaskoises.
À la fin de la période d’exposition, les collections complètes sont sauvegardées par la Société historique de la Saskatchewan en format numérique PDF.

5. Collecte et publication des métadonnées

En remplissant le formulaire de soumission sur le site Web mémoiresk.ca, le donateur fournit la Société historique de la Saskatchewan avec les métadonnées nécessaires pour rédiger une légende qui accompagnera le matériel sur le site Web (le nom de l’auteur(e), la source, la localisation, la date de création et, le cas échéant, les noms des personnes représentées).

6. Protection des renseignements personnels des personnes vulnérables

6.1 Autorisation parentale pour les personnes âgées de moins de 18 ans

En effectuant un don, vous déclarez que vous avez au moins 18 ans et que vous donnez votre consentement pour permettre à toute personne d’âge mineur à votre charge de participer à cette activité.

Lors de l’évaluation d’un formulaire de soumission complété par une personne âgée de moins de 18 ans, la Société historique de la Saskatchewan contactera le tuteur légal nommé sur le formulaire afin de confirmer son consentement avant la publication du matériel.

6.2 Renseignements personnels des personnes âgées de moins de 13 ans

Conformément aux lignes directrices pour l’obtention d’un consentement valable publiées par la Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Société historique de la Saskatchewan adopte la position qu’un enfant de moins de 13 ans est incapable de donner un consentement valable au sujet de ses renseignements personnels.

À ce titre, la Société historique de la Saskatchewan ne publie pas de renseignements personnels des personnes âgées de moins de 13 ans. La SHS ne divulguera ces informations que pour la protection de l’enfant, pour la protection du site Web ou en réponse à une enquête de police.

Nous vous encourageons de nous contacter à info@histoiresk.ca si vous avez des questions ou des recommandations concernant la protection des personnes vulnérables.